ShiftMate – Instructies

Gratis voor vrijwilligers! Als vrijwilliger gebruik je ShiftMate volledig gratis. Je hebt een uitnodigingscode nodig én je e-mailadres moet door de beheerder zijn toegevoegd aan de whitelist.

Aan de slag

📱Opstartscherm

Bij het openen van de app zie je drie opties: Inloggen, Ik ben uitgenodigd en Nieuwe organisatie starten. Als nieuwe vrijwilliger kies je Ik ben uitgenodigd.

✉️Lid worden via uitnodiging

Om lid te worden van een organisatie heb je twee dingen nodig:

Een uitnodigingscode van de beheerder
Je e-mailadres moet door de beheerder op de whitelist zijn gezet

Voer de code in. Staat je e-mailadres op de whitelist? Dan kun je een account aanmaken en direct lid worden.

💡 Ben je al lid van een andere organisatie? Voer de code in en geef aan dat je al een account hebt — je hoeft dan alleen nog in te loggen. Of log eerst in via Inloggen en sluit je daarna via het +-knopje op het 'Mijn organisaties'-scherm aan bij de nieuwe organisatie.

🏢Mijn organisaties

Nadat je bent ingelogd, zie je het scherm Mijn organisaties — een overzicht van alle organisaties waarbij je bent aangesloten. Elke kaart toont de naam, het logo en jouw rol (Vrijwilliger, Crew of Beheerder). Tik op een kaart om de organisatie te openen.

Jouw menu

📋Mijn overzicht

Jouw persoonlijke diensten-agenda. Dit scherm toont alle komende diensten waarvoor je bent ingeschreven, chronologisch gesorteerd op datum. Tik op een dienst om een detailvenster te openen met de naam en omschrijving van de activiteit, het tijdslot en de datum.

Afgelopen diensten verdwijnen automatisch uit dit overzicht — alleen toekomstige diensten zijn zichtbaar.

💬Berichten

Aankondigingen en mededelingen van de organisatie. Lees hier berichten die de beheerder heeft geplaatst — over het evenement, praktische informatie, roosterwijzigingen of andere updates. Als vrijwilliger kun je berichten lezen maar niet zelf berichten plaatsen.

✍️Inschrijven

Schrijf je in voor diensten. Het scherm toont alle beschikbare evenementdagen. Tik op een dag om hem uit te klappen en de rollen te zien, elk met een korte omschrijving van de activiteit. Per tijdslot zie je:

Het tijdstip (bijv. 07:00–07:45)
Het aantal beschikbare plekken (bijv. '9 van 10 plekken beschikbaar')
Een groen vinkje als je al bent ingeschreven voor dat tijdslot

Tik op Inschrijven om je aan te melden. Tik op Uitschrijven om je aanmelding te annuleren.

📊Totaaloverzicht

Een overzicht van alle evenementdagen met het totale aantal inschrijvingen. Elk dagkaartje toont de dag, de datum en het aantal inschrijvingen ten opzichte van het maximum (bijv. 2/30). Zo zie je in één oogopslag hoe goed bezet elke dag is.

Tik op een dag voor een detailweergave: alle rollen met tijdsloten, het aantal ingeschrevenen per slot en de namen van de vrijwilligers die al zijn ingeschreven.

🌳Organisatiestructuur

De hiërarchische organisatieboom, weergegeven als verbonden kaartjes. Groepen (bijv. The board, Crew, Vrijwilligers, Operationeel) laten zien hoeveel rollen ze bevatten. Tik op een groep ('Tik voor details') om een paneel te openen met:

De naam en beschrijving van de groep
Alle rollen binnen de groep, met beschrijving
De naam van de persoon in elke rol
Contactmogelijkheden: telefoon en/of WhatsApp

🔄Andere organisatie

Ben je bij meerdere organisaties aangesloten? Gebruik deze optie om snel naar een andere organisatie te wisselen. De app past het menu en alle gegevens direct aan naar de geselecteerde organisatie.

👤Profiel

Beheer je persoonlijke gegevens, contactinformatie en app-instellingen. De profielpagina is opgedeeld in zes secties:

Account — pas je naam aan, bekijk je e-mailadres, of wijzig je wachtwoord.
Contactgegevens — voer je telefoonnummer in en geef aan of je gebeld of via WhatsApp benaderd mag worden. Kies wie je mag contacteren (iedereen of alleen admins). Je nummer is alleen zichtbaar voor leden van je organisatie.
Meldingen — zet herinneringen voor je diensten aan of uit, en stel in hoeveel tijd van tevoren je een melding ontvangt (bijv. 1 uur van tevoren).
Taal — kies de taal van de app.
Juridisch — lees het privacybeleid en de gebruiksvoorwaarden.
Gevarenzone — verwijder permanent je account en alle bijbehorende gegevens.

🚪Uitloggen

Log uit de app. Je kunt altijd opnieuw inloggen via de uitnodigingscode van je organisatie.

Crew heeft alle vrijwilligersfuncties + het Crew Dashboard. Als crew-lid heb je toegang tot alle menu-items die beschreven zijn in het tabblad 'Vrijwilligers'. Hieronder staan de extra mogelijkheden van het Crew Dashboard, waarmee je de planning van de organisatie opstelt.

Berichten beheren

✏️Berichten plaatsen

Als crew-lid kun je berichten plaatsen voor alle leden van de organisatie. Tik op de penknop rechtsonder op het scherm 'Berichten' om een nieuw bericht te schrijven en te publiceren.

🗂️Berichten verbergen of verwijderen

Elk geplaatst bericht heeft twee extra opties:

Verbergen — het bericht wordt niet meer getoond aan vrijwilligers, maar blijft bewaard.
Verwijderen — het bericht wordt definitief verwijderd.

Crew Dashboard — Planning

🎭Rollen

Definieer de vrijwilligersrollen binnen je organisatie, zoals 'Bar', 'Podium', 'Parkeerbeheer' of 'EHBO'. Geef elke rol een naam en een beschrijving. Vrijwilligers lezen deze beschrijving wanneer ze zich inschrijven via het scherm 'Inschrijven', zodat ze weten wat de activiteit inhoudt.

💡 Schrijf bij elke rol een duidelijke omschrijving — dit is de eerste informatie die een vrijwilliger ziet voordat ze zich aanmelden.

⏰Diensten

Stel de tijdsloten in waarop vrijwilligers kunnen worden ingepland. Maak herbruikbare tijdsloten aan zoals '07:00–07:45' of '09:00–12:00'. Diensten zijn herbruikbaar — je hoeft een tijdslot maar één keer aan te maken en kunt het voor meerdere dagen en rollen gebruiken.

📅Dagen

Configureer de evenementdagen. Koppel per dag de gewenste rollen en tijdsloten aan elkaar en stel het maximumaantal vrijwilligers per tijdslot (capaciteit) in. Rollen, diensten en dagen vormen samen het complete rooster dat vrijwilligers zien bij 'Inschrijven'.

Crew Dashboard — Team

📧Uitnodigingen

Beheer de whitelist voor nieuwe vrijwilligers. Alleen mensen op de whitelist kunnen lid worden van je organisatie. Voeg e-mailadressen toe om nieuwe vrijwilligers de mogelijkheid te geven in te loggen.

Abonnement vereist. Als beheerder heb je een actief abonnement nodig (€19,99/maand per organisatie, via de App Store of Google Play). Vrijwilligers en crew gebruiken de app altijd gratis. Je beschikt over alle functies van vrijwilliger en crew, plus exclusieve beheermogelijkheden.

Aan de slag

🚀Nieuwe organisatie starten

De eerste keer open je de app en tik je op Nieuwe organisatie starten. Je doorloopt een wizard voor naam, kleur, taal en initiële instellingen. Na afloop heb je een werkende organisatie en kun je beginnen met de planning.

💡 Na het aanmaken wordt er automatisch een uitnodigingscode gegenereerd. Je kunt deze aanpassen naar iets leesbaars (bijv. de naam van je evenement) via Admin Dashboard → Instellingen → Organisatie.

Berichten beheren

✏️Berichten plaatsen

Tik op de penknop rechtsonder op het scherm 'Berichten' om een nieuw bericht te schrijven en te publiceren voor alle leden. (Ook crew-leden kunnen berichten plaatsen.)

🗂️Berichten verbergen of verwijderen

Elk bericht heeft twee extra opties: Verbergen (niet meer zichtbaar voor vrijwilligers, maar bewaard) of Verwijderen (definitief weg).

Admin Dashboard — Planning

🎭Rollen

Definieer de vrijwilligersrollen voor je organisatie, zoals 'Bar', 'Podium' of 'EHBO'. Geef elke rol een naam en beschrijving die vrijwilligers zien bij het inschrijven.

⏰Diensten

Stel herbruikbare tijdsloten in waarop vrijwilligers kunnen worden ingepland, zoals '07:00–07:45' of '09:00–12:00'.

📅Dagen

Configureer de evenementdagen. Koppel rollen en tijdsloten aan elkaar en stel de capaciteit per tijdslot in. Dit vormt het complete rooster dat vrijwilligers zien bij 'Inschrijven'.

Admin Dashboard — Rapportage

📊Inzet overzicht

Bekijk in één oogopslag hoeveel diensten en uren elke vrijwilliger heeft bijgedragen. Filter op periode (alles, komend, afgelopen of een aangepaste datumreeks) en sorteer op naam, aantal diensten of uren.

Admin Dashboard — Team

📧Uitnodigingen

Beheer de whitelist voor nieuwe vrijwilligers. Voeg e-mailadressen toe om mensen te kunnen laten inloggen. De actieve uitnodigingscode is ook bovenaan het Admin Dashboard zichtbaar en kopieerbaar.

👥Leden

Bekijk alle leden van je organisatie en beheer hun rollen. Je kunt rollen aanpassen (bijv. van vrijwilliger naar crew of beheerder) en leden verwijderen uit de organisatie.

Admin Dashboard — Organisatiestructuur

🏗️Structuur

Beheer de afdelingen en functies van je organisatie. Maak groepen aan (bijv. The board, Crew, Vrijwilligers) en definieer de functies binnen elke groep. Deze structuur is zichtbaar via 'Organisatiestructuur' in het menu.

🔗Roltoewijzing

Wijs leden toe aan functies binnen de organisatiestructuur. Zo wordt de organisatieboom gevuld met namen en kunnen vrijwilligers zien wie welke functie bekleedt, inclusief contactgegevens.

Admin Dashboard — Instellingen

⚙️Organisatie

Beheer alle instellingen van je organisatie:

Naam — pas de naam van je organisatie aan
Logo — upload of verwijder het organisatielogo
Primaire kleur — pas de huisstijlkleur aan
Uitnodigingscode — schakel de code in/uit, bekijk, kopieer of bewerk de huidige code
Inschrijvingen open — stel in vanaf wanneer vrijwilligers zich kunnen inschrijven
Uitschrijfdeadline — aantal dagen voor de dienst waarna uitschrijven niet meer mogelijk is
Organisatie verwijderen (gevarenzone) — verwijdert de organisatie en alle gegevens permanent

Always free for volunteers! As a volunteer you use ShiftMate Planner completely free. You need an invitation code and your email address must have been added to the whitelist by your administrator.

Getting started

📱Start screen

When you open the app you see three options: Log in, I've been invited and Start a new organisation. As a new volunteer, choose I've been invited.

✉️Joining via invitation

To join an organisation you need two things:

An invitation code from the administrator
Your email address must have been added to the whitelist by the administrator

Enter the code. If your email is on the whitelist, you can create an account and join immediately.

💡 Already a member of another organisation? Enter the code and indicate you already have an account — you just need to log in. Or log in first via Log in and then join the new organisation via the + button on the 'My organisations' screen.

🏢My organisations

Once logged in, you see the My organisations screen — an overview of all organisations you're a member of. Each card shows the name, logo and your role. Tap a card to open that organisation.

Your menu

📋My overview

Your personal shift schedule. Shows all upcoming shifts you're signed up for, sorted chronologically by date. Tap a shift to see details: the activity name and description, time slot and date.

Past shifts disappear automatically — only future shifts are visible.

💬Messages

Organisation announcements and updates. Read messages posted by administrators — about the event, practical information, schedule changes or other communications. As a volunteer you can read messages but not post them.

✍️Sign up

Sign up for shifts. The screen shows all available event days. Tap a day to expand it and see roles, each with a short activity description. Per time slot you see:

The time (e.g. 07:00–07:45)
Available spots (e.g. '9 of 10 spots available')
A green checkmark if you're already signed up

Tap Sign up to register. Tap Unsubscribe to cancel your registration.

📊Full overview

An overview of all event days with total signup counts. Each day card shows the day, date and signups vs. the maximum (e.g. 2/30). Tap a day for a detailed view: all roles with time slots, signup counts per slot and the names of enrolled volunteers.

🌳Organisation structure

Your organisation's hierarchical tree, displayed as connected cards. Groups (e.g. The board, Crew, Volunteers, Operational) show how many roles they contain. Tap a group ('Tap for details') to open a panel with:

The group's name and description
All roles within the group, with descriptions
The name of the person in each role
Contact options: phone and/or WhatsApp

🔄Switch organisation

A member of multiple organisations? Use this option to quickly switch to another organisation. The app instantly updates the menu and all data for the selected organisation.

👤Profile

Manage your personal data, contact information and app settings. The profile page is divided into six sections:

Account — update your name, view your email address, or change your password.
Contact details — enter your phone number and set whether you can be called or contacted via WhatsApp. Choose who may contact you (everyone or admins only). Your number is only visible to members of your organisation.
Notifications — turn shift reminders on or off, and set how far in advance you receive a reminder (e.g. 1 hour before).
Language — choose the app language.
Legal — read the privacy policy and terms of use.
Danger zone — permanently delete your account and all associated data.

🚪Log out

Log out of the app. You can always log back in with your organisation's invitation code.

Crew has all volunteer features + the Crew Dashboard. As a crew member you have access to all menu items described in the 'Volunteers' tab. Below are the extra features of the Crew Dashboard, which lets you set up the organisation's schedule.

Managing messages

✏️Post messages

As a crew member you can post messages for all members of the organisation. Tap the pen button at the bottom right on the Messages screen to write and publish a new message.

🗂️Hide or delete messages

Each posted message has two extra options:

Hide — the message is no longer shown to volunteers, but is kept.
Delete — the message is permanently deleted.

Crew Dashboard — Planning

🎭Roles

Define the volunteer roles in your organisation, such as 'Bar', 'Stage', 'Parking' or 'First aid'. Give each role a name and description. Volunteers read this description when signing up, so they know what the activity involves.

💡 Write a clear description for each role — this is the first information a volunteer sees before signing up.

⏰Shifts

Set the time slots for which volunteers can be scheduled. Create reusable time slots such as '07:00–07:45' or '09:00–12:00'. Shifts are reusable — create a time slot once and use it for multiple days and roles.

📅Days

Configure the event days. Per day, link the desired roles and time slots together and set the maximum number of volunteers per slot (capacity). Roles, shifts and days together form the complete schedule that volunteers see under 'Sign up'.

Crew Dashboard — Team

📧Invitations

Manage the whitelist for new volunteers. Only people on the whitelist can join your organisation. Add email addresses to invite new volunteers.

Subscription required. As an administrator you need an active subscription (€19.99/month per organisation, via the App Store or Google Play). Volunteers and crew always use the app for free. You have all volunteer and crew features, plus exclusive management options.

Getting started

🚀Start a new organisation

The first time, open the app and tap Start a new organisation. Follow the wizard to set name, colour, language and initial settings. Once done you have a working organisation and can start building the schedule.

💡 An invitation code is automatically generated after setup. You can customise it to something memorable (e.g. the name of your event) via Admin Dashboard → Settings → Organisation.

Managing messages

✏️Post messages

Tap the pen button at the bottom right on the Messages screen to write and publish a new message for all members. (Crew members can also post messages.)

🗂️Hide or delete messages

Each message has two extra options: Hide (no longer shown to volunteers but kept) or Delete (permanently removed).

Admin Dashboard — Planning

🎭Roles

Define the volunteer roles for your organisation, such as 'Bar', 'Stage' or 'First aid'. Give each role a name and description that volunteers see when signing up.

⏰Shifts

Create reusable time slots for scheduling volunteers, such as '07:00–07:45' or '09:00–12:00'.

📅Days

Configure the event days. Link roles and time slots and set the capacity per slot. This forms the complete schedule volunteers see under 'Sign up'.

Admin Dashboard — Reporting

📊Deployment overview

See at a glance how many shifts and hours each volunteer has contributed. Filter by period (all, upcoming, past or a custom date range) and sort by name, number of shifts or hours.

Admin Dashboard — Team

📧Invitations

Manage the whitelist for new volunteers. Add email addresses to allow people to log in. The active invitation code is also visible and copyable at the top of the Admin Dashboard.

👥Members

View all members of your organisation and manage their roles. You can change roles (e.g. from volunteer to crew or administrator) and remove members from the organisation.

Admin Dashboard — Organisation structure

🏗️Structure

Manage the departments and functions of your organisation. Create groups (e.g. The board, Crew, Volunteers) and define the roles within each group. This structure is visible via 'Organisation structure' in the menu.

🔗Role assignment

Assign members to functions within the organisation structure. This fills the org tree with names so volunteers can see who holds which role, including contact details.

Admin Dashboard — Settings

⚙️Organisation

Manage all settings for your organisation:

Name — update your organisation name
Logo — upload or remove the organisation logo
Primary colour — change the brand colour
Invitation code — toggle on/off, view, copy or edit the current code
Sign-ups open — set from when volunteers can start signing up
Cancellation deadline — number of days before a shift after which volunteers can no longer unsubscribe
Delete organisation (danger zone) — permanently deletes the organisation and all its data

Kostenlos für Freiwillige! Als Freiwilliger nutzt du ShiftMate vollständig kostenlos. Du benötigst einen Einladungscode und deine E-Mail-Adresse muss vom Administrator auf die Whitelist gesetzt worden sein.

Erste Schritte

📱Startbildschirm

Beim Öffnen der App siehst du drei Optionen: Anmelden, Ich bin eingeladen und Neue Organisation starten. Als neuer Freiwilliger wählst du Ich bin eingeladen.

✉️Beitritt per Einladung

Um einer Organisation beizutreten, benötigst du zwei Dinge:

Einen Einladungscode vom Administrator
Deine E-Mail-Adresse muss vom Administrator auf die Whitelist gesetzt worden sein

Gib den Code ein. Steht deine E-Mail-Adresse auf der Whitelist, kannst du ein Konto erstellen und sofort Mitglied werden.

💡 Bereits Mitglied einer anderen Organisation? Gib den Code ein und gib an, dass du bereits ein Konto hast — du musst dich nur anmelden. Oder melde dich zuerst über Anmelden an und tritt dann über die +-Schaltfläche im 'Meine Organisationen'-Bildschirm der neuen Organisation bei.

🏢Meine Organisationen

Nach dem Anmelden siehst du den Bildschirm Meine Organisationen — eine Übersicht aller Organisationen, denen du angehörst. Jede Karte zeigt Name, Logo und deine Rolle. Tippe auf eine Karte, um die Organisation zu öffnen.

Dein Menü

📋Meine Übersicht

Dein persönlicher Dienstplan. Zeigt alle bevorstehenden Dienste, für die du angemeldet bist, chronologisch nach Datum. Tippe auf einen Dienst, um Details zu sehen: Name und Beschreibung der Aktivität, Zeitfenster und Datum. Vergangene Dienste verschwinden automatisch.

💬Nachrichten

Ankündigungen der Organisation. Lies hier Nachrichten von Administratoren — über das Event, praktische Infos, Planänderungen oder andere Mitteilungen. Als Freiwilliger kannst du Nachrichten lesen, aber nicht selbst erstellen.

✍️Anmelden

Melde dich für Dienste an. Der Bildschirm zeigt alle Event-Tage. Tippe auf einen Tag, um ihn zu öffnen und Rollen zu sehen. Pro Zeitfenster siehst du:

Die Uhrzeit (z.B. 07:00–07:45)
Verfügbare Plätze (z.B. '9 von 10 Plätzen verfügbar')
Einen grünen Haken, wenn du bereits angemeldet bist

Tippe Anmelden zum Registrieren. Tippe Abmelden zum Stornieren.

📊Gesamtübersicht

Eine Übersicht aller Event-Tage mit Anmeldezahlen. Jede Tageskarte zeigt Tag, Datum und Anmeldungen vs. Maximum (z.B. 2/30). Tippe auf einen Tag für eine Detailansicht mit allen Rollen, Zeitfenstern und den Namen der angemeldeten Freiwilligen.

🌳Organisationsstruktur

Der hierarchische Organisationsbaum als verbundene Karten. Tippe auf eine Gruppe ('Tippe für Details') für ein Detailpanel mit:

Name und Beschreibung der Gruppe
Alle Rollen mit Beschreibungen
Die Person in jeder Rolle
Kontaktmöglichkeiten: Telefon und/oder WhatsApp

🔄Andere Organisation

Bist du Mitglied mehrerer Organisationen? Nutze diese Option, um schnell zu einer anderen Organisation zu wechseln.

👤Profil

Verwalte deine persönlichen Daten, Kontaktinformationen und App-Einstellungen. Die Profilseite ist in sechs Bereiche unterteilt:

Konto — ändere deinen Namen, sieh deine E-Mail-Adresse ein oder ändere dein Passwort.
Kontaktdaten — trage deine Telefonnummer ein und lege fest, ob du angerufen oder per WhatsApp kontaktiert werden kannst. Wähle, wer dich kontaktieren darf (alle oder nur Admins). Deine Nummer ist nur für Mitglieder deiner Organisation sichtbar.
Benachrichtigungen — schalte Erinnerungen für deine Dienste ein oder aus und lege fest, wie weit im Voraus du eine Erinnerung erhältst (z.B. 1 Stunde vorher).
Sprache — wähle die App-Sprache.
Rechtliches — lies die Datenschutzrichtlinie und die Nutzungsbedingungen.
Gefahrenzone — lösche dauerhaft dein Konto und alle damit verbundenen Daten.

🚪Abmelden

Aus der App abmelden. Du kannst dich jederzeit wieder mit dem Einladungscode anmelden.

Crew hat alle Freiwilligenfunktionen + das Crew-Dashboard. Als Crew-Mitglied hast du Zugang zu allen Menüpunkten des Tabs 'Freiwillige', plus dem Crew-Dashboard zum Aufstellen der Planung.

Nachrichten verwalten

✏️Nachrichten erstellen

Als Crew-Mitglied kannst du Nachrichten für alle Mitglieder der Organisation erstellen. Tippe auf die Stift-Schaltfläche unten rechts im Nachrichten-Bildschirm, um eine neue Nachricht zu schreiben und zu veröffentlichen.

🗂️Nachrichten verbergen oder löschen

Jede Nachricht hat zwei zusätzliche Optionen:

Verbergen — Nachricht wird Freiwilligen nicht mehr angezeigt, bleibt aber gespeichert.
Löschen — Nachricht wird dauerhaft gelöscht.

Crew-Dashboard — Planung

🎭Rollen

Definiere die Freiwilligenrollen deiner Organisation, z.B. 'Bar', 'Bühne', 'Parken' oder 'Erste Hilfe'. Gib jeder Rolle einen Namen und eine Beschreibung — Freiwillige lesen diese bei der Anmeldung.

⏰Dienste

Erstelle wiederverwendbare Zeitfenster wie '07:00–07:45' oder '09:00–12:00'. Einmal erstellt, können diese für mehrere Tage und Rollen genutzt werden.

📅Tage

Konfiguriere die Event-Tage. Verbinde Rollen und Zeitfenster und lege die maximale Kapazität pro Zeitfenster fest. Das ergibt den vollständigen Dienstplan unter 'Anmelden'.

Crew-Dashboard — Team

📧Einladungen

Verwalte die Whitelist für neue Freiwillige. Nur Personen auf der Whitelist können der Organisation beitreten. Füge E-Mail-Adressen hinzu, um neue Freiwillige einzuladen.

Abonnement erforderlich. Als Administrator benötigst du ein aktives Abonnement (€19,99/Monat pro Organisation, über den App Store oder Google Play). Freiwillige und Crew nutzen die App immer kostenlos. Du verfügst über alle Funktionen für Freiwillige und Crew, plus exklusive Verwaltungsoptionen.

Erste Schritte

🚀Neue Organisation starten

Beim ersten Mal öffnest du die App und tippst auf Neue Organisation starten. Durchlaufe den Assistenten für Name, Farbe, Sprache und erste Einstellungen. Danach hast du eine einsatzbereite Organisation und kannst mit der Planung beginnen.

💡 Nach dem Erstellen wird automatisch ein Einladungscode generiert. Du kannst ihn zu etwas Lesbarem (z.B. dem Namen deines Events) über Admin-Dashboard → Einstellungen → Organisation anpassen.

Nachrichten verwalten

✏️Nachrichten erstellen

Tippe auf die Stift-Schaltfläche unten rechts im Nachrichten-Bildschirm, um eine neue Nachricht für alle Mitglieder zu schreiben. (Auch Crew-Mitglieder können Nachrichten erstellen.)

🗂️Nachrichten verbergen oder löschen

Jede Nachricht hat zwei Optionen: Verbergen (nicht mehr sichtbar für Freiwillige, bleibt gespeichert) oder Löschen (dauerhaft entfernt).

Admin-Dashboard — Planung

🎭Rollen

Definiere die Freiwilligenrollen, z.B. 'Bar', 'Bühne' oder 'Erste Hilfe'. Gib jeder Rolle einen Namen und eine Beschreibung, die Freiwillige bei der Anmeldung sehen.

⏰Dienste

Erstelle wiederverwendbare Zeitfenster wie '07:00–07:45' oder '09:00–12:00'.

📅Tage

Konfiguriere die Event-Tage. Verbinde Rollen und Zeitfenster und lege die Kapazität pro Slot fest. Das ergibt den vollständigen Dienstplan unter 'Anmelden'.

Admin-Dashboard — Auswertung

📊Einsatzübersicht

Sieh auf einen Blick, wie viele Schichten und Stunden jede freiwillige Person beigetragen hat. Filtere nach Zeitraum (alle, bevorstehend, vergangen oder einen benutzerdefinierten Datumsbereich) und sortiere nach Name, Anzahl der Schichten oder Stunden.

Admin-Dashboard — Team

📧Einladungen

Verwalte die Whitelist für neue Freiwillige. Füge E-Mail-Adressen hinzu. Der aktive Einladungscode ist auch oben im Admin-Dashboard sichtbar und kopierbar.

👥Mitglieder

Alle Mitglieder anzeigen und Rollen verwalten. Du kannst Rollen ändern (z.B. von Freiwilliger zu Crew oder Administrator) und Mitglieder entfernen.

Admin-Dashboard — Organisationsstruktur

🏗️Struktur

Verwalte Abteilungen und Funktionen. Erstelle Gruppen (z.B. Vorstand, Crew, Freiwillige) und definiere Rollen innerhalb jeder Gruppe. Diese Struktur ist im Menü unter 'Organisationsstruktur' sichtbar.

🔗Rollenzuweisung

Weise Mitglieder Funktionen in der Organisationsstruktur zu. So wird der Organisationsbaum mit Namen gefüllt, damit Freiwillige sehen können, wer welche Funktion innehat.

Admin-Dashboard — Einstellungen

⚙️Organisation

Alle Einstellungen deiner Organisation verwalten:

Name — Organisationsname anpassen
Logo — Organisationslogo hochladen oder entfernen
Primärfarbe — Markenfarbe ändern
Einladungscode — ein-/ausschalten, anzeigen, kopieren oder bearbeiten
Anmeldungen offen — festlegen, ab wann Freiwillige sich anmelden können
Abmeldungsfrist — Tage vor dem Dienst, nach denen Abmelden nicht mehr möglich ist
Organisation löschen (Gefahrenzone) — löscht die Organisation und alle Daten dauerhaft

Toujours gratuit pour les bénévoles ! En tant que bénévole, vous utilisez ShiftMate Planner entièrement gratuitement. Vous avez besoin d'un code d'invitation et votre adresse e-mail doit avoir été ajoutée à la liste blanche par votre administrateur.

Pour commencer

📱Écran de démarrage

En ouvrant l'app, vous voyez trois options : Se connecter, J'ai été invité et Démarrer une nouvelle organisation. En tant que nouveau bénévole, choisissez J'ai été invité.

✉️Rejoindre via invitation

Pour rejoindre une organisation, vous avez besoin de deux choses :

Un code d'invitation de l'administrateur
Votre adresse e-mail doit avoir été ajoutée à la liste blanche par l'administrateur

Saisissez le code. Si votre e-mail est sur la liste blanche, vous pouvez créer un compte et rejoindre immédiatement.

💡 Déjà membre d'une autre organisation ? Saisissez le code et indiquez que vous avez déjà un compte — vous n'avez qu'à vous connecter. Ou connectez-vous d'abord via Se connecter, puis rejoignez la nouvelle organisation via le bouton + sur l'écran 'Mes organisations'.

🏢Mes organisations

Une fois connecté, vous voyez l'écran Mes organisations — un aperçu de toutes les organisations dont vous êtes membre. Chaque carte affiche le nom, le logo et votre rôle. Appuyez sur une carte pour ouvrir l'organisation.

Votre menu

📋Mon aperçu

Votre planning personnel. Affiche tous vos services à venir, triés chronologiquement. Appuyez sur un service pour voir les détails : nom et description de l'activité, créneau horaire et date. Les services passés disparaissent automatiquement.

💬Messages

Annonces de l'organisation. Lisez les messages publiés par les administrateurs. En tant que bénévole, vous pouvez lire les messages mais pas en publier.

✍️S'inscrire

Inscrivez-vous aux services. L'écran affiche les jours d'événement. Appuyez sur un jour pour voir les rôles et créneaux. Par créneau vous voyez :

L'heure (ex. 07:00–07:45)
Les places disponibles (ex. '9 places sur 10 disponibles')
Une coche verte si vous êtes déjà inscrit

Appuyez sur S'inscrire pour vous enregistrer. Appuyez sur Se désinscrire pour annuler.

📊Vue d'ensemble

Aperçu de tous les jours d'événement avec les inscriptions totales. Chaque carte de jour affiche le jour, la date et les inscriptions vs le maximum (ex. 2/30). Appuyez sur un jour pour les détails par rôle et créneau.

🌳Structure de l'organisation

L'arborescence hiérarchique de votre organisation. Appuyez sur un groupe pour un panneau détaillé avec : description du groupe, rôles, personnes affectées et leurs coordonnées (téléphone / WhatsApp).

🔄Autre organisation

Membre de plusieurs organisations ? Utilisez cette option pour basculer rapidement vers une autre organisation.

👤Profil

Gérez vos données personnelles, vos coordonnées et les paramètres de l'application. La page de profil est divisée en six sections :

Compte — modifiez votre nom, consultez votre adresse e-mail ou changez votre mot de passe.
Coordonnées — saisissez votre numéro de téléphone et indiquez si vous pouvez être appelé(e) ou contacté(e) via WhatsApp. Choisissez qui peut vous contacter (tout le monde ou uniquement les admins). Votre numéro est visible uniquement pour les membres de votre organisation.
Notifications — activez ou désactivez les rappels pour vos services, et définissez le délai de préavis (p. ex. 1 heure avant).
Langue — choisissez la langue de l'application.
Mentions légales — consultez la politique de confidentialité et les conditions d'utilisation.
Zone de danger — supprimez définitivement votre compte et toutes vos données.

🚪Se déconnecter

Déconnectez-vous de l'app. Vous pouvez toujours vous reconnecter avec votre code d'invitation.

Le crew a toutes les fonctionnalités bénévoles + le Crew Dashboard. En tant que membre du crew, vous accédez à tous les éléments du menu décrits dans l'onglet 'Bénévoles', plus le Crew Dashboard pour configurer le planning.

Gérer les messages

✏️Publier des messages

En tant que membre du crew, vous pouvez publier des messages pour tous les membres de l'organisation. Appuyez sur le bouton stylo en bas à droite de l'écran Messages pour écrire et publier un nouveau message.

🗂️Masquer ou supprimer des messages

Chaque message dispose de deux options supplémentaires :

Masquer — le message n'est plus affiché aux bénévoles, mais est conservé.
Supprimer — le message est définitivement supprimé.

Crew Dashboard — Planning

🎭Rôles

Définissez les rôles de bénévoles de votre organisation, ex. 'Bar', 'Scène', 'Parking' ou 'Premiers secours'. Donnez à chaque rôle un nom et une description — les bénévoles la liront avant de s'inscrire.

⏰Services

Créez des créneaux horaires réutilisables comme '07:00–07:45' ou '09:00–12:00'. Une fois créés, ils peuvent être utilisés pour plusieurs jours et rôles.

📅Jours

Configurez les jours d'événement. Associez rôles et créneaux horaires, et définissez la capacité maximale par créneau. Rôles, services et jours forment le planning complet visible sous 'S'inscrire'.

Crew Dashboard — Équipe

📧Invitations

Gérez la liste blanche pour les nouveaux bénévoles. Seules les personnes sur la liste peuvent rejoindre votre organisation. Ajoutez des adresses e-mail pour inviter de nouveaux bénévoles.

Abonnement requis. En tant qu'administrateur, vous avez besoin d'un abonnement actif (19,99 €/mois par organisation, via l'App Store ou Google Play). Les bénévoles et le crew utilisent toujours l'app gratuitement. Vous disposez de toutes les fonctionnalités bénévoles et crew, plus des options de gestion exclusives.

Pour commencer

🚀Démarrer une nouvelle organisation

La première fois, ouvrez l'app et appuyez sur Démarrer une nouvelle organisation. Suivez l'assistant pour le nom, la couleur, la langue et les paramètres initiaux. Une fois terminé, votre organisation est opérationnelle.

💡 Un code d'invitation est automatiquement généré après la création. Vous pouvez le personnaliser (ex. le nom de votre événement) via Admin Dashboard → Paramètres → Organisation.

Gérer les messages

✏️Publier des messages

Appuyez sur le bouton stylo en bas à droite de l'écran Messages pour écrire et publier un nouveau message pour tous les membres. (Les membres du crew peuvent aussi publier des messages.)

🗂️Masquer ou supprimer des messages

Chaque message dispose de deux options : Masquer (plus visible pour les bénévoles mais conservé) ou Supprimer (définitivement supprimé).

Admin Dashboard — Planning

🎭Rôles

Définissez les rôles de bénévoles, ex. 'Bar', 'Scène' ou 'Premiers secours'. Donnez à chaque rôle un nom et une description visibles lors de l'inscription.

⏰Services

Créez des créneaux horaires réutilisables comme '07:00–07:45' ou '09:00–12:00'.

📅Jours

Configurez les jours d'événement. Associez rôles et créneaux et définissez la capacité par créneau. Cela forme le planning complet visible sous 'S'inscrire'.

Admin Dashboard — Rapports

📊Aperçu de l'engagement

Visualisez en un coup d'œil combien de services et d'heures chaque bénévole a contribué. Filtrez par période (tout, à venir, passé ou une plage de dates personnalisée) et triez par nom, nombre de services ou heures.

Admin Dashboard — Équipe

📧Invitations

Gérez la liste blanche pour les nouveaux bénévoles. Ajoutez des adresses e-mail. Le code d'invitation actif est aussi visible et copiable en haut du tableau de bord Admin.

👥Membres

Affichez tous les membres et gérez leurs rôles. Vous pouvez changer les rôles (ex. de bénévole à crew ou administrateur) et retirer des membres de l'organisation.

Admin Dashboard — Structure de l'organisation

🏗️Structure

Gérez les départements et fonctions. Créez des groupes (ex. Le conseil, Crew, Bénévoles) et définissez les rôles dans chaque groupe. Cette structure est visible via 'Structure de l'organisation' dans le menu.

🔗Attribution des rôles

Attribuez des membres aux fonctions de la structure organisationnelle. Ainsi l'arborescence est remplie avec des noms et les bénévoles peuvent voir qui occupe quelle fonction.

Admin Dashboard — Paramètres

⚙️Organisation

Gérez tous les paramètres de votre organisation :

Nom — modifier le nom de l'organisation
Logo — importer ou supprimer le logo
Couleur principale — changer la couleur de la marque
Code d'invitation — activer/désactiver, voir, copier ou modifier le code
Inscriptions ouvertes — définir à partir de quand les bénévoles peuvent s'inscrire
Délai de désinscription — jours avant le service après lesquels la désinscription n'est plus possible
Supprimer l'organisation (zone de danger) — supprime définitivement l'organisation et toutes ses données

¡Siempre gratis para voluntarios! Como voluntario usas ShiftMate completamente gratis. Necesitas un código de invitación y tu dirección de correo electrónico debe haber sido añadida a la lista blanca por tu administrador.

Primeros pasos

📱Pantalla de inicio

Al abrir la app ves tres opciones: Iniciar sesión, He sido invitado y Crear nueva organización. Como nuevo voluntario, elige He sido invitado.

✉️Unirse mediante invitación

Para unirte a una organización necesitas dos cosas:

Un código de invitación del administrador
Tu dirección de correo electrónico debe haber sido añadida a la lista blanca por el administrador

Introduce el código. Si tu correo está en la lista blanca, puedes crear una cuenta y unirte de inmediato.

💡 ¿Ya eres miembro de otra organización? Introduce el código e indica que ya tienes una cuenta — solo tienes que iniciar sesión. O inicia sesión primero con Iniciar sesión y luego únete a la nueva organización con el botón + en la pantalla 'Mis organizaciones'.

🏢Mis organizaciones

Una vez que hayas iniciado sesión, ves la pantalla Mis organizaciones — un resumen de todas las organizaciones de las que eres miembro. Cada tarjeta muestra el nombre, el logotipo y tu rol. Toca una tarjeta para abrir la organización.

Tu menú

📋Mi resumen

Tu agenda personal de turnos. Muestra todos los turnos próximos en los que estás inscrito, ordenados cronológicamente. Toca un turno para ver los detalles. Los turnos pasados desaparecen automáticamente.

💬Mensajes

Anuncios de la organización. Lee los mensajes publicados por los administradores. Como voluntario puedes leer mensajes pero no publicarlos.

✍️Inscribirse

Inscríbete en turnos. La pantalla muestra los días de evento disponibles. Toca un día para ver los roles y franjas horarias. Por franja horaria ves:

La hora (ej. 07:00–07:45)
Las plazas disponibles (ej. '9 de 10 plazas disponibles')
Una marca verde si ya estás inscrito

Toca Inscribirse para registrarte. Toca Darse de baja para cancelar.

📊Vista general

Resumen de todos los días de evento con recuentos de inscripciones. Toca un día para ver los detalles por rol y franja horaria, incluyendo los nombres de los voluntarios ya inscritos.

🌳Estructura de la organización

El árbol jerárquico de la organización. Toca un grupo para un panel de detalles con: descripción del grupo, todos los roles, las personas asignadas y sus datos de contacto (teléfono / WhatsApp).

🔄Otra organización

¿Miembro de varias organizaciones? Usa esta opción para cambiar rápidamente a otra organización.

👤Perfil

Gestiona tus datos personales, información de contacto y ajustes de la app. La página de perfil se divide en seis secciones:

Cuenta — cambia tu nombre, consulta tu dirección de correo electrónico o modifica tu contraseña.
Datos de contacto — introduce tu número de teléfono e indica si puedes ser llamado/a o contactado/a por WhatsApp. Elige quién puede contactarte (todos o solo admins). Tu número solo es visible para los miembros de tu organización.
Notificaciones — activa o desactiva los recordatorios para tus turnos y configura con cuánta antelación recibirlos (p. ej. 1 hora antes).
Idioma — elige el idioma de la app.
Legal — lee la política de privacidad y las condiciones de uso.
Zona de peligro — elimina de forma permanente tu cuenta y todos tus datos.

🚪Cerrar sesión

Cierra sesión en la app. Siempre puedes volver a iniciar sesión con tu código de invitación.

El crew tiene todas las funciones de voluntario + el Crew Dashboard. Como miembro del crew, tienes acceso a todos los elementos del menú descritos en la pestaña 'Voluntarios', más el Crew Dashboard para configurar la planificación.

Gestionar mensajes

✏️Publicar mensajes

Como miembro del crew puedes publicar mensajes para todos los miembros de la organización. Toca el botón de lápiz en la parte inferior derecha de la pantalla de Mensajes para escribir y publicar un nuevo mensaje.

🗂️Ocultar o eliminar mensajes

Cada mensaje tiene dos opciones adicionales:

Ocultar — el mensaje ya no se muestra a los voluntarios, pero se conserva.
Eliminar — el mensaje se elimina permanentemente.

Crew Dashboard — Planificación

🎭Roles

Define los roles de voluntarios de tu organización, como 'Bar', 'Escenario', 'Parking' o 'Primeros auxilios'. Da a cada rol un nombre y descripción que los voluntarios verán al inscribirse.

⏰Servicios

Crea franjas horarias reutilizables como '07:00–07:45' o '09:00–12:00'. Una vez creadas, pueden usarse para múltiples días y roles.

📅Días

Configura los días de evento. Vincula roles y franjas horarias, y establece la capacidad máxima por franja. Roles, servicios y días forman el horario completo visible en 'Inscribirse'.

Crew Dashboard — Equipo

📧Invitaciones

Gestiona la lista blanca para nuevos voluntarios. Solo las personas en la lista pueden unirse a tu organización. Añade direcciones de correo electrónico para invitar a nuevos voluntarios.

Se requiere suscripción. Como administrador necesitas una suscripción activa (19,99 €/mes por organización, a través del App Store o Google Play). Los voluntarios y el crew siempre usan la app de forma gratuita. Tienes todas las funciones de voluntario y crew, más opciones de gestión exclusivas.

Primeros pasos

🚀Crear nueva organización

La primera vez, abre la app y toca Crear nueva organización. Sigue el asistente para nombre, color, idioma y ajustes iniciales. Una vez completado tendrás una organización lista para usar.

💡 Tras la creación se genera automáticamente un código de invitación. Puedes personalizarlo (p. ej. el nombre de tu evento) en Admin Dashboard → Ajustes → Organización.

Gestionar mensajes

✏️Publicar mensajes

Toca el botón de lápiz en la parte inferior derecha de la pantalla de Mensajes para escribir y publicar un nuevo mensaje para todos los miembros. (Los miembros del crew también pueden publicar mensajes.)

🗂️Ocultar o eliminar mensajes

Cada mensaje tiene dos opciones: Ocultar (ya no visible para los voluntarios pero conservado) o Eliminar (eliminado permanentemente).

Admin Dashboard — Planificación

🎭Roles

Define los roles de voluntarios, como 'Bar', 'Escenario' o 'Primeros auxilios'. Da a cada rol un nombre y descripción que los voluntarios ven al inscribirse.

⏰Servicios

Crea franjas horarias reutilizables como '07:00–07:45' o '09:00–12:00'.

📅Días

Configura los días de evento. Vincula roles y franjas horarias y establece la capacidad por franja. Esto forma el horario completo visible en 'Inscribirse'.

Admin Dashboard — Informes

📊Resumen de participación

Consulta de un vistazo cuántos turnos y horas ha aportado cada voluntario. Filtra por período (todo, próximo, pasado o un rango de fechas personalizado) y ordena por nombre, número de turnos u horas.

Admin Dashboard — Equipo

📧Invitaciones

Gestiona la lista blanca. Añade direcciones de correo electrónico. El código de invitación activo también es visible y copiable en la parte superior del Admin Dashboard.

👥Miembros

Ve todos los miembros y gestiona sus roles. Puedes cambiar roles (ej. de voluntario a crew o administrador) y eliminar miembros de la organización.

Admin Dashboard — Estructura de la organización

🏗️Estructura

Gestiona departamentos y funciones. Crea grupos (ej. La junta, Crew, Voluntarios) y define roles dentro de cada grupo. Esta estructura es visible en 'Estructura de la organización' en el menú.

🔗Asignación de roles

Asigna miembros a funciones dentro de la estructura organizacional. Así el árbol se llena con nombres para que los voluntarios vean quién ocupa cada función.

Admin Dashboard — Configuración

⚙️Organización

Gestiona todos los ajustes de tu organización:

Nombre — actualizar el nombre de la organización
Logo — subir o eliminar el logo
Color principal — cambiar el color de marca
Código de invitación — activar/desactivar, ver, copiar o editar el código
Inscripciones abiertas — establecer desde cuándo los voluntarios pueden inscribirse
Plazo de cancelación — días antes del turno tras los cuales ya no es posible darse de baja
Eliminar organización (zona de peligro) — elimina permanentemente la organización y todos sus datos

Sempre gratuito per i volontari! Come volontario usi ShiftMate completamente gratis. Hai bisogno di un codice d'invito e il tuo indirizzo e-mail deve essere stato aggiunto alla whitelist dall'amministratore.

Per iniziare

📱Schermata iniziale

All'apertura dell'app vedi tre opzioni: Accedi, Sono stato invitato e Avvia una nuova organizzazione. Come nuovo volontario, scegli Sono stato invitato.

✉️Iscriversi tramite invito

Per entrare in un'organizzazione hai bisogno di due cose:

Un codice d'invito dall'amministratore
Il tuo indirizzo e-mail deve essere stato aggiunto alla whitelist dall'amministratore

Inserisci il codice. Se la tua e-mail è nella whitelist, puoi creare un account ed entrare immediatamente.

💡 Sei già membro di un'altra organizzazione? Inserisci il codice e indica che hai già un account — devi solo accedere. Oppure accedi prima con Accedi e poi entra nella nuova organizzazione tramite il pulsante + nella schermata 'Le mie organizzazioni'.

🏢Le mie organizzazioni

Una volta effettuato l'accesso, vedi la schermata Le mie organizzazioni — un riepilogo di tutte le organizzazioni di cui fai parte. Ogni scheda mostra nome, logo e il tuo ruolo. Tocca una scheda per aprire l'organizzazione.

Il tuo menu

📋Il mio riepilogo

Il tuo calendario personale dei turni. Mostra tutti i turni futuri per cui sei iscritto, in ordine cronologico. Tocca un turno per i dettagli. I turni passati scompaiono automaticamente.

💬Messaggi

Annunci dell'organizzazione. Leggi i messaggi pubblicati dagli amministratori. Come volontario puoi leggere i messaggi ma non pubblicarne.

✍️Iscriversi

Iscriviti ai turni. La schermata mostra i giorni dell'evento. Tocca un giorno per vedere i ruoli e le fasce orarie. Per ogni fascia vedi:

L'orario (es. 07:00–07:45)
I posti disponibili (es. '9 posti su 10 disponibili')
Una spunta verde se sei già iscritto

Tocca Iscriversi per registrarti. Tocca Disiscriversi per annullare.

📊Panoramica totale

Una panoramica di tutti i giorni dell'evento con i totali di iscrizione. Tocca un giorno per i dettagli per ruolo e fascia oraria, inclusi i nomi dei volontari già iscritti.

🌳Struttura organizzativa

L'albero gerarchico dell'organizzazione. Tocca un gruppo per un pannello di dettaglio con: descrizione, tutti i ruoli, le persone assegnate e i recapiti (telefono / WhatsApp).

🔄Altra organizzazione

Fai parte di più organizzazioni? Usa questa opzione per passare rapidamente a un'altra organizzazione.

👤Profilo

Gestisci i tuoi dati personali, le informazioni di contatto e le impostazioni dell'app. La pagina del profilo è suddivisa in sei sezioni:

Account — modifica il tuo nome, visualizza il tuo indirizzo e-mail o cambia la password.
Dati di contatto — inserisci il tuo numero di telefono e indica se puoi essere chiamato/a o contattato/a via WhatsApp. Scegli chi può contattarti (tutti o solo gli admin). Il tuo numero è visibile solo ai membri della tua organizzazione.
Notifiche — attiva o disattiva i promemoria per i tuoi turni e imposta con quanto anticipo riceverli (es. 1 ora prima).
Lingua — scegli la lingua dell'app.
Note legali — leggi l'informativa sulla privacy e le condizioni d'uso.
Zona pericolosa — elimina definitivamente il tuo account e tutti i dati associati.

🚪Disconnettersi

Esci dall'app. Puoi sempre rientrare con il codice d'invito della tua organizzazione.

Il crew ha tutte le funzionalità del volontario + il Crew Dashboard. Come membro del crew hai accesso a tutte le voci del menu descritte nella scheda 'Volontari', più il Crew Dashboard per impostare la pianificazione.

Gestire i messaggi

✏️Pubblicare messaggi

Come membro del crew puoi pubblicare messaggi per tutti i membri dell'organizzazione. Tocca il pulsante matita in basso a destra nella schermata Messaggi per scrivere e pubblicare un nuovo messaggio.

🗂️Nascondere o eliminare messaggi

Ogni messaggio ha due opzioni aggiuntive:

Nascondere — il messaggio non viene più mostrato ai volontari, ma viene conservato.
Eliminare — il messaggio viene eliminato definitivamente.

Crew Dashboard — Pianificazione

🎭Ruoli

Definisci i ruoli dei volontari nella tua organizzazione, come 'Bar', 'Palco', 'Parcheggio' o 'Primo soccorso'. Dai a ogni ruolo un nome e una descrizione che i volontari leggeranno prima di iscriversi.

⏰Turni

Crea fasce orarie riutilizzabili come '07:00–07:45' o '09:00–12:00'. Una volta create, possono essere usate per più giorni e ruoli.

📅Giorni

Configura i giorni dell'evento. Collega ruoli e fasce orarie e imposta la capacità massima per fascia. Ruoli, turni e giorni insieme formano il programma completo visibile in 'Iscriversi'.

Crew Dashboard — Team

📧Inviti

Gestisci la whitelist per i nuovi volontari. Solo le persone sulla lista possono unirsi alla tua organizzazione. Aggiungi indirizzi e-mail per invitare nuovi volontari.

Abbonamento richiesto. Come amministratore hai bisogno di un abbonamento attivo (€19,99/mese per organizzazione, tramite App Store o Google Play). I volontari e il crew usano sempre l'app gratuitamente. Hai tutte le funzionalità di volontario e crew, più opzioni di gestione esclusive.

Per iniziare

🚀Avviare una nuova organizzazione

La prima volta, apri l'app e tocca Avvia una nuova organizzazione. Segui la procedura guidata per nome, colore, lingua e impostazioni iniziali. Al termine avrai un'organizzazione funzionante.

💡 Dopo la creazione viene generato automaticamente un codice invito. Puoi personalizzarlo (es. il nome del tuo evento) in Admin Dashboard → Impostazioni → Organizzazione.

Gestire i messaggi

✏️Pubblicare messaggi

Tocca il pulsante matita in basso a destra nella schermata Messaggi per scrivere e pubblicare un nuovo messaggio per tutti i membri. (Anche i membri del crew possono pubblicare messaggi.)

🗂️Nascondere o eliminare messaggi

Ogni messaggio ha due opzioni: Nascondere (non più visibile ai volontari ma conservato) o Eliminare (eliminato definitivamente).

Admin Dashboard — Pianificazione

🎭Ruoli

Definisci i ruoli dei volontari, come 'Bar', 'Palco' o 'Primo soccorso'. Dai a ogni ruolo un nome e una descrizione visibili durante l'iscrizione.

⏰Turni

Crea fasce orarie riutilizzabili come '07:00–07:45' o '09:00–12:00'.

📅Giorni

Configura i giorni dell'evento. Collega ruoli e fasce orarie e imposta la capacità per fascia. Questo forma il programma completo visibile in 'Iscriversi'.

Admin Dashboard — Rapporti

📊Panoramica dell'impegno

Visualizza in un colpo d'occhio quanti turni e ore ha svolto ogni volontario. Filtra per periodo (tutto, prossimo, passato o un intervallo di date personalizzato) e ordina per nome, numero di turni o ore.

Admin Dashboard — Team

📧Inviti

Gestisci la whitelist. Aggiungi indirizzi e-mail. Il codice d'invito attivo è visibile e copiabile in cima all'Admin Dashboard.

👥Membri

Visualizza tutti i membri e gestisci i loro ruoli. Puoi cambiare i ruoli (es. da volontario a crew o amministratore) e rimuovere membri dall'organizzazione.

Admin Dashboard — Struttura organizzativa

🏗️Struttura

Gestisci reparti e funzioni. Crea gruppi (es. Il consiglio, Crew, Volontari) e definisci i ruoli all'interno di ogni gruppo. Questa struttura è visibile in 'Struttura organizzativa' nel menu.

🔗Assegnazione ruoli

Assegna membri alle funzioni nella struttura. L'albero viene così popolato con nomi e i volontari possono vedere chi ricopre quale funzione.

Admin Dashboard — Impostazioni

⚙️Organizzazione

Gestisci tutte le impostazioni della tua organizzazione:

Nome — aggiornare il nome dell'organizzazione
Logo — caricare o rimuovere il logo
Colore principale — cambiare il colore del brand
Codice d'invito — attivare/disattivare, vedere, copiare o modificare il codice
Iscrizioni aperte — impostare da quando i volontari possono iscriversi
Scadenza cancellazione — giorni prima del turno dopo i quali non è più possibile disiscriversi
Eliminare l'organizzazione (zona di pericolo) — elimina definitivamente l'organizzazione e tutti i dati

Sempre gratuito para voluntários! Como voluntário usas o ShiftMate completamente grátis. Precisas de um código de convite e o teu endereço de e-mail tem de ter sido adicionado à lista branca pelo administrador.

Primeiros passos

📱Ecrã inicial

Ao abrir a app vês três opções: Iniciar sessão, Fui convidado e Iniciar uma nova organização. Como novo voluntário, escolhe Fui convidado.

✉️Aderir através de convite

Para te juntares a uma organização precisas de duas coisas:

Um código de convite do administrador
O teu endereço de e-mail tem de ter sido adicionado à lista branca pelo administrador

Introduz o código. Se o teu e-mail estiver na lista branca, podes criar uma conta e aderir de imediato.

💡 Já és membro de outra organização? Introduz o código e indica que já tens uma conta — só precisas de iniciar sessão. Ou inicia sessão primeiro com Iniciar sessão e depois adere à nova organização com o botão + no ecrã 'As minhas organizações'.

🏢As minhas organizações

Depois de iniciares sessão, vês o ecrã As minhas organizações — uma visão geral de todas as organizações das quais és membro. Cada cartão mostra o nome, o logótipo e o teu papel. Toca num cartão para abrir a organização.

O teu menu

📋O meu resumo

A tua agenda pessoal de turnos. Mostra todos os turnos futuros em que estás inscrito, ordenados cronologicamente. Toca num turno para ver os detalhes. Os turnos passados desaparecem automaticamente.

💬Mensagens

Anúncios da organização. Lê as mensagens publicadas pelos administradores. Como voluntário podes ler mensagens mas não publicá-las.

✍️Inscrever-se

Inscreve-te em turnos. O ecrã mostra os dias de evento disponíveis. Toca num dia para ver os papéis e horários. Por horário vês:

A hora (ex. 07:00–07:45)
Os lugares disponíveis (ex. '9 de 10 lugares disponíveis')
Um visto verde se já estás inscrito

Toca em Inscrever-se para te registares. Toca em Cancelar inscrição para cancelar.

📊Visão geral total

Uma visão geral de todos os dias de evento com totais de inscrição. Toca num dia para os detalhes por papel e horário, incluindo os nomes dos voluntários já inscritos.

🌳Estrutura organizacional

A árvore hierárquica da organização. Toca num grupo para um painel de detalhes com: descrição do grupo, todos os papéis, as pessoas atribuídas e os seus contactos (telefone / WhatsApp).

🔄Outra organização

Membro de várias organizações? Usa esta opção para mudar rapidamente para outra organização.

👤Perfil

Gere os teus dados pessoais, informações de contacto e definições da app. A página de perfil está dividida em seis secções:

Conta — altera o teu nome, consulta o teu endereço de e-mail ou muda a tua palavra-passe.
Dados de contacto — introduz o teu número de telefone e indica se podes ser contactado/a por chamada ou via WhatsApp. Escolhe quem pode contactar-te (todos ou apenas admins). O teu número é visível apenas para os membros da tua organização.
Notificações — ativa ou desativa lembretes para os teus turnos e define com que antecedência os receber (ex.: 1 hora antes).
Idioma — escolhe o idioma da app.
Jurídico — lê a política de privacidade e os termos de utilização.
Zona de perigo — elimina permanentemente a tua conta e todos os dados associados.

🚪Terminar sessão

Termina a sessão na app. Podes sempre voltar a iniciar sessão com o código de convite da tua organização.

O crew tem todas as funcionalidades de voluntário + o Crew Dashboard. Como membro do crew tens acesso a todos os itens do menu descritos no separador 'Voluntários', mais o Crew Dashboard para configurar o planeamento.

Gerir mensagens

✏️Publicar mensagens

Como membro do crew podes publicar mensagens para todos os membros da organização. Toca no botão de lápis no canto inferior direito do ecrã de Mensagens para escrever e publicar uma nova mensagem.

🗂️Ocultar ou eliminar mensagens

Cada mensagem tem duas opções adicionais:

Ocultar — a mensagem já não é mostrada aos voluntários, mas é mantida.
Eliminar — a mensagem é eliminada permanentemente.

Crew Dashboard — Planeamento

🎭Papéis

Define os papéis de voluntários da tua organização, como 'Bar', 'Palco', 'Estacionamento' ou 'Primeiros socorros'. Dá a cada papel um nome e uma descrição que os voluntários lerão antes de se inscreverem.

⏰Turnos

Cria horários reutilizáveis como '07:00–07:45' ou '09:00–12:00'. Uma vez criados, podem ser usados para múltiplos dias e papéis.

📅Dias

Configura os dias de evento. Liga papéis e horários e define a capacidade máxima por horário. Papéis, turnos e dias formam o programa completo visível em 'Inscrever-se'.

Crew Dashboard — Equipa

📧Convites

Gere a lista branca para novos voluntários. Apenas as pessoas na lista podem juntar-se à tua organização. Adiciona endereços de e-mail para convidar novos voluntários.

Subscrição necessária. Como administrador precisas de uma subscrição ativa (€19,99/mês por organização, através da App Store ou Google Play). Os voluntários e o crew usam sempre a app gratuitamente. Tens todas as funcionalidades de voluntário e crew, mais opções de gestão exclusivas.

Primeiros passos

🚀Iniciar uma nova organização

Na primeira vez, abre a app e toca em Iniciar uma nova organização. Segue o assistente para nome, cor, idioma e configurações iniciais. No final tens uma organização pronta a usar.

💡 Após a criação é gerado automaticamente um código de convite. Podes personalizá-lo (ex.: o nome do teu evento) em Admin Dashboard → Definições → Organização.

Gerir mensagens

✏️Publicar mensagens

Toca no botão de lápis no canto inferior direito do ecrã de Mensagens para escrever e publicar uma nova mensagem para todos os membros. (Os membros do crew também podem publicar mensagens.)

🗂️Ocultar ou eliminar mensagens

Cada mensagem tem duas opções: Ocultar (já não visível para os voluntários mas mantida) ou Eliminar (eliminada permanentemente).

Admin Dashboard — Planeamento

🎭Papéis

Define os papéis de voluntários, como 'Bar', 'Palco' ou 'Primeiros socorros'. Dá a cada papel um nome e descrição visíveis na inscrição.

⏰Turnos

Cria horários reutilizáveis como '07:00–07:45' ou '09:00–12:00'.

📅Dias

Configura os dias de evento. Liga papéis e horários e define a capacidade por horário. Isto forma o programa completo visível em 'Inscrever-se'.

Admin Dashboard — Relatórios

📊Resumo de participação

Veja rapidamente quantos turnos e horas cada voluntário contribuiu. Filtra por período (tudo, próximo, passado ou um intervalo de datas personalizado) e ordena por nome, número de turnos ou horas.

Admin Dashboard — Equipa

📧Convites

Gere a lista branca. Adiciona endereços de e-mail. O código de convite ativo também é visível e copiável no topo do Admin Dashboard.

👥Membros

Vê todos os membros e gere os seus papéis. Podes alterar papéis (ex. de voluntário para crew ou administrador) e remover membros da organização.

Admin Dashboard — Estrutura organizacional

🏗️Estrutura

Gere departamentos e funções. Cria grupos (ex. O conselho, Crew, Voluntários) e define papéis dentro de cada grupo. Esta estrutura é visível em 'Estrutura organizacional' no menu.

🔗Atribuição de papéis

Atribui membros a funções na estrutura. A árvore fica assim preenchida com nomes para que os voluntários vejam quem ocupa cada função.

Admin Dashboard — Definições

⚙️Organização

Gere todas as definições da tua organização:

Nome — atualizar o nome da organização
Logótipo — carregar ou remover o logótipo
Cor principal — alterar a cor da marca
Código de convite — ativar/desativar, ver, copiar ou editar o código
Inscrições abertas — definir a partir de quando os voluntários se podem inscrever
Prazo de cancelamento — dias antes do turno após os quais já não é possível cancelar inscrição
Eliminar organização (zona de perigo) — elimina permanentemente a organização e todos os dados

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